Fond malých projektů v Euroregionu Nisa v rámci Programu
spolupráce Česká republika - Svobodný stát Sasko 2014 -2020
Realizační dokument
Společný realizační dokument Fondu malých projektů - zde ke stažení - verze 18.03.2019.
Pokud není ve Společném realizačním dokumentu k Fondu malých projektů uvedeno jinak, je nutno se řídit dokumentací programu spolupráce Svobodný stát Sasko - Česká republika 2014 - 2020 - příručkami pro české kooperační partnery.
On-line formulář projektové žádosti (Závěrečná zpráva a Žádost o platbu se vyplňují ve stejném formuláři).
Základní informace:
1) Obsah podpory
- Organizace a realizace seminářů, konferencí a informačních akcí
- Organizace a realizace setkávání, výměny zkušeností, představení, kulturních a sportovních akcí
- Výměny skupiny, především výměny skupin dětí, mládeže, studentů a žáků
- Vzdělávací opatření včetně jazykových modulů pro zvýšení jazykové vybavenosti
- Projekty práce s veřejností a propagace území, vytváření vícejazyčných publikací a informačních materiálů (minimálně v českém a německém jazyce)
- Zpracování analýz a dokumentací při přípravu projektů v rámci Programu spolupráce
- Vývoj informačních a komunikačních systémů pro společné pohraničí
2) Druh a výše podpory
Podpora je poskytována jako projektová podpora ve formě nevratné dotace na principu zpětného proplacení uskutečněných výdajů.
Celkové výdaje na malý projekt nemohou překročit částku 30.000 €. Výše podpory činí max. 85 % celkových způsobilých výdajů, avšak nanejvýš 15.000 € z prostředků ERDF. Vlastní podíl činí nejméně 15 % celkových způsobilých výdajů.
Projekty jsou koncipovány pouze jako jednostranně financované. V jednom projektu uplatňuje výdaje vždy jen jeden z partnerů.
3) Způsobilé výdaje
- Personální náklady a režijní výdaje jsou podporovány paušální sazbou
- Náklady na externí odborné poradenství a služby
Služby související s organizací a realizací akcí nebo zasedání
nájemné za prostory
catering / stravování
tlumočnické a překladatelské služby vč. nájemného za konferenční techniku
honoráře pro přednášející a osoby s odbornými znalostmi
náklady na cestování a ubytování účastníků
náklady na cestování a ubytování externích odborníků
náklady na dopravu
věcné ceny do soutěže
poplatky odváděné kolektivním správcům autorských práv
výdaje na povinné pojištění účastníků akcí
Výdaje na propagaci, komunikaci, publicitu nebo poskytování informací v souvislosti s projektem menší předměty v souvislosti s propagací, komunikací, publicitou nebo poskytováním informací s vazbou na projekt.
Výdaje na vývoj, úpravy a aktualizaci systémů informačních technologií a internetových stránek.
Výdaje na analýzy pro přípravu velkých projektů v rámci Programu spolupráce Česká republika - Svobodný stát Sasko.
Účast na akcích, účastnické poplatky, vstupné.
Práva duševního vlastnictví.
- Výdaje na vybavení
4) Nezpůsobilé výdaje
- pokuty a výdaje na mimosoudní a soudní právní spory
- úroky z dlužných částek
- dary
- leasing
- náklady související s kolísáním směnných kurů
- odpočitatelná daň z přidané hodnoty
- skonta, pokud je příjemce skutečně platil
- výdaje na kulturní a umělecké činnosti dodávané nebo zprostředkované externími subjekty, výjimkou jsou dodávky od nepodnikatelských subjektů sídlících v dotačním území a podmínky, že fyzická osoba nebo právnická osoba přímo vykonávající tyto kulturní a umělecké činnosti mají též sídlo v dotačním území a jimi dodávaná kulturní a umělecká činnost není hlavním zdrojem jejich příjmu
5) Obecné
Dotačními prostředky budou podpořeny malé projekty zaměřené na setkávání. Projektové aktivity mají vést k zintenzivnění přeshraniční informace, komunikace a spolupráce mezi občany, občanskými sdruženími, úřady a dalšími neziskovými subjetky ve společném programovém území.
Z podpory jsou vyloučeny investice.
Doporučená maximální délka projektu je 12 měsíců. Registrace projektu může uznatelnost výdajů a tím i délku projektu prodloužit max. na 1,5 roku. Projekt proto nemůže být předložen a zaregistrován příliš brzy před svou realizací.
Postup podání projektová žádosti
Projektová žádost a podrobný rozpočet projektu se vyplňují v elektronické formě. Projektové žádosti mohou být odevzdávány průběžně.
Ve formuláři projektové žádosti je třeba jasně a srozumitelně představit přeshraniční spolupráci. Pouze přehledná a srozumitelná žádost a tomu odpovídající rozpočet mohou být dobrým základem pro hodnocení projektu.
Do podrobného rozpočtu uveďte veškeré výdaje potřebné k realizaci projektu. Jejich způsobilost konzultujte se Sekretariátem FMP.
Paušály pro personální náklady a kancelářské a administrativní výdaje budou vypočteny automaticky.
Úplně a správně vyplněnou projektovou žádost žadatel vytiskne, zajistí podpisy všech partnerů a doloží všechny povinné přílohy. Projektová žádost včetně všech povinných příloh se odevzdává v nerozebíratelné formě (např. desky, rychlovazač, atp..)
Před samotným odevzdáním projektové žádosti doporučujeme vše konzultovat se Sekretariátem FMP.
Formulář projektové žádosti se vyplňuje on-line zde.
Povinné přílohy k projektové žádosti:
1) Podrobný rozpočet automaticky vygenerovaný z projektové žádosti
2) Stanovy (statut) - oba partneři
3) Výpis z registru ekonomických subjektů - oba partneři
4) Doložení jednatelského oprávnění (statutární orgán) - oba partneři
5) Udělení souhlasu se zpracováním dat - (aktualizovaná verze dokumentu) za každého z partnerů zvlášť
6) Podrobný položkový rozpočet - odevzdat elektronicky i v tištěné podobě - pouze čeští žadatelé
7) Čestné prohlášení projektu (formulář) - pouze čeští žadatelé
8) Příloha k opakovanému projektu
Realizace projektu
Souhrnné informace naleznete v Informační brožurce a Realizačním dokumentu v sekci Dokumentace fondu
Ke Stažení:
Pokyny k vyplnění projektové žádosti
Vyúčtování projektu
1) 2x Soupiska účetních dokladů - excelový soubor. Tuto tabulku žadatel vyplní podle vzorového listu
2) 2x Závěrečná zpráva a žádost o platbu se vyplňuje on-line ve stejném systému jako projektová žádost.
3) Vyúčtování se dle smlouvy o dotaci odevzdává do 30-ti dnů po ukončení realizace projektu, a to v nerozebíratelné a uspořádané formě.
4) ostatní dokumenty a čestná prohlášení potřebná k vyúčtování projektu naleznete v sekci Dokumentace
Důležité odkazy
Trojstranné stránky Euroregionu Nisa - http://neisse-nisa-nysa.org
Stránky programu - http://www.sn-cz2020.eu
Ministerstvo pro místní rozvoj - http://www.mmr.cz
19. 11. 2020 - Sdělení projektovým partnerům - COVID 19
SN-CZ 2014 - 2020 - opatření týkajících se projektů realizovaných během covidové pandemie
Informace převzatá ze stránek Saské rozvojové banky v Drážďanech - opatření a instrukce jak postupovat
Upozornění - výdaje na kulturní a umělecké činnosti (5/2009)
Pravidla způsobilosti pro programy přeshraniční spolupráce stanovují, že nezpůsobilé jsou:
„výdaje na kulturní a umělecké činnosti dodávané nebo zprostředkované externími subjekty, výjimkou jsou dodávky od nepodnikatelských subjektů sídlících v podporovaném území za podmínky, že fyzická osoba nebo právnická osoba přímo vykonávající tyto kulturní a umělecké činnosti mají též sídlo v podporovaném území a jimi dodávaná kulturní a umělecká činnost není hlavním zdrojem jejich příjmů"
Kulturní nebo uměleckou činností se v tomto případě rozumí veřejná hudební, taneční, herecká a varietní vystoupení vč. moderování těchto vystoupení. Výdaji se pak rozumí pouze odměny (čisté honoráře), které jsou aktérům za veřejná vystoupení zaplaceny. Aby výdaje byly způsobilé, musí mít osoby (fyzické nebo právnické), které kulturní a umělecké činnosti vykonávají, sídlo v podporovaném území a vykonávaná činnost nesmí být hlavním zdrojem jejich příjmů tak, jak je definováno v pravidlech způsobilosti.
V případě, že tyto činnosti jsou dodávány zprostředkovaně, musí být dle definice v pravidlech způsobilosti výdajů zprostředkovatelem nepodnikatelský subjekt, který rovněž sídlí v podporovaném území a musí být doloženo splnění podmínek uvedených v předchozím odstavci. Zprostředkovatele je přitom v tomto kontextu nutné chápat jako osobu (fyzickou nebo právnickou), jejíž role spočívá pouze v zajištění účasti aktérů veřejných vystoupení a nevykonává žádné další činnosti související s organizací akce. Činnost subjektů, kteří zabezpečují i další aktivity spojené s organizací akce (např. zabezpečují catering, techniku, pozvánky na akci atd.), není v tomto kontextu chápána jako činnost zprostředkovatelská. V případě, kdy daný subjekt organizačně zabezpečuje celou akci a v rámci toho také zajišťuje účast aktérů veřejných vystoupení, musí jím fakturované výdaje být doloženy takovým způsobem, aby bylo zřejmé, že výdaje spojené s kulturní nebo uměleckou činností splňují podmínky způsobilosti (tj. aktéři vykonávající kulturní nebo uměleckou činnost sídlí v podporovaném území a vykonávaná činnost není hlavním zdrojem jejich příjmů).
Upozornění - definice dětí a mládeže u opakovaných projektů
Upřesnění od MMR, koho lze počítat do skupiny dětí a mládeže u opakovaných projektů:
Předpokládá se, že projekty zaměřené na děti a mládež budou dospělí připravovat a koordinovat. Podle charakteru projektu mohou být zapojeni jako vedoucí skupin dětí, jejich doprovod apod. Projekty by neměly být takového charakteru, kdy obsah a výstup bude zaměřen na dospělé a děti budou figurovat jen jako minoritní resp. vedlejší účastníci.
Co se týká věkové hranice, kritérium děti a mládež splňuje věk do 18 let a nad tuto hranici je možné akceptovat studenty do doby uzavření středoškolského vzdělání. Vysokoškolské studenty již za mládež nelze považovat.
Upozornění - projektoví koordinátoři, administrativní zpracování projektu
Pod položkou "Náklady na externí odborné poradenství a služby" se v rozpočtech projektů nesmí objevovat takzvaní "projektoví koordinátoři" nebo služby v oblasti "administrativního zpracování projektu", "odborný projektový dozor, organizace a vyhodnocení" či "odborný projektový dozor a jeho organizování, účetní zpracování". Z pohledu Řídícího a Národního orgánu se u těchto popsaných aktivit jedná o úlohy, které patří k administraci projektu, tedy o úlohy, které by měli vykonávat příjemci malých projektů, a jedná se tím pádem o osobní náklady.
Z tohoto důvodu nemohou být "projektoví koordinátoři" nebo výše popsané služby vyúčtovány pod položkou "Náklady na externí odborné poradenství a služby", jelikož by potom bylo možné vyúčtovat osobní náklady dvakrát, a to pod položkou "Náklady na externí odborné poradenství a služby a také jako paušální sazba osobních nákladů.
V zásadě je možné, aby příjemci malých projektů zaměstnávali "projektové koordinátory" či osoby, které jim budou pomáhat při administraci malého projektu. Tyto osoby musí být ale financovány přes paušální sazbu osobních nákladů nebo přes přímé osobní náklady.
Upozornění - výklad k vícejazyčnosti publikací a dalších tiskovin
Společné stanovisko Řídícího a Národního orgánu:
V případě publikací v češtině nebo němčině je možné vydat tyto publikace také v jednojazyčné mutaci, ovšem s krátkým shrnutím obsahu ve druhém jazyce a odkazem na vydání publikace ve druhé jazykové mutaci.
Pokud jde o další jazyky (EN,PL, lužická srbština), jejichž použití záleží na cílech projektu, bude se postupovat obdobně. Například publikace vydaná v češtině musí vždy obsahovat shrnutí a odkaz na německou verzi a v případě existence dalších mutací též shrnutí a odkaz na další jazyky (př. PL, srbština). Taková publikace tak může teoreticky obsahovat čtyři shrnutí obsahu a odkazy na další jazyky (DE – vždy, dále příp. EN, PL, lužická srbština).
Pokud jde o plakáty, brožury, pozvánky, letáky apod.: tyto tiskoviny musí být vydány vždy rovnou vícejazyčně (čeština a němčina vždy). V případě nutnosti použít další jazyk(y) (např. EN, PL, lužická srbština) je nutné, aby jedna tiskovina (plakát, brožura, pozvánka, leták apod.) obsahovala kromě češtiny a němčiny všechny další jazyky. Žádné shrnutí v jiných jazycích tyto tiskoviny (plakát, brožura, pozvánka, leták apod.) vůbec neobsahují, protože musí být vydány rovnou vícejazyčně. Výše uvedená výjimka vydání jednojazyčných mutací za splnění daných podmínek platí pouze pro publikace.
Publikace je tiskovina, která obsahuje více než 48 stran (bez ohledu na formát stran a jejich náplň).
Upozornění - povinnost zveřejňování objednávek / smluv
V souvislosti s účinnosti zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv) jsou čeští projektoví partneři (koneční uživatelé) vymezení v § 2 tohoto zákona povinni uveřejnit soukromoprávní smlouvy /objednávky v registru smluv dostupném na https://smlouvy.gov.ch
To platí také pro dodatky těchto smluv. Navíc v případě dodatků uzavřených po 1. 7. 2017 ke smlouvám, které byly uzavřeny před tímto datem, je nutné uveřejnit Společně s dodatkem i původní smlouvy vč. všech předcházejících dodatků.
Uveřejněním smlouvy se rozumí vložení elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu a rovněž metadat definovaných v § 5 zákona o registru smluv.
Smlouva, na kterou se vztahuje povinnost zveřejnění v registru smluv, nabývá v souladu s ustanovením § 6 tohoto zákona účinnosti nejdříve dnem jejího zveřejnění.
Smlouvu / objednávku je dle § 5 odst. 2 zákona o registru smluv nutné zaslat správci registru smluv k uveřejnění prostřednictvím registru smluv bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 30 dnů od uzavření smlouvy. Nebyla-li smlouva / objednávka zveřejněna prostřednictvím registru smluv ani do 3 měsíců ode dne, kdy byla uzavřena, je podle ustanovení § 77 tohoto zákona smlouva zrušena od počátku. V takovém případě budou jakékoliv výdaje vynaložené v souvislosti s takovou smlouvou považovány za nezpůsobilé.
Zveřejnění v registru je nutné prokázat potvrzením o uveřejnění, které bylo zasláno zveřejňujícímu subjektu do datové schránky.
V souvislosti s realizaci projektu se povinnost uveřejnění vztahuje na smlouvy / objednávky, jejichž plnění je vyšší než 50 000 Kč bez DPH.
Doklad o zveřejnění takovýchto smluv / objednávek v rámci realizace malého projektu předkládají koneční uživatelé svému správci spolu s vyúčtováním výdajů dané smlouvy /objednávky.
Upozornění - možnost podání stížnosti proti Rozhodnutí projektového sekretariátu FMP, Rozhodnutí příslušného Kontrolora, Rozhodnutí řídícího výboru FMP
Postup je popsán v dokumentu Řízení o stížnostech.
Upozornění - Nařízení k ochraně osobních údajů (GDPR)
To bylo pravděpodobně nejvíc diskutované téma posledních měsíců. Pro naše zákazníky a zájemce jsme důležitá pravidla a pokyny shrnuli do krátkého přehledu (5 stran).